Dans le cadre de l’application de la loi 25 modernisant les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, CMS Entrepreneurs Généraux Inc. est soucieuse d’adopter des pratiques en matière de protection des renseignements personnels colligés dans le cadre de ses activités.
Notre politique en matière de protection des renseignements personnels a pour objectif la mise en place d’une gestion saine des renseignements personnels.
La notion de renseignement personnel regroupe tout type de renseignement qui permet d’identifier un individu.
Les renseignements personnels peuvent être fournis directement par une personne ou recueillis par l’entremise du site web de la compagnie.
CMS n’est pas responsable des pratiques en matière de protection des renseignements personnels des autres entreprises auxquelles les utilisateurs du site web pourraient avoir accès en utilisant les liens vers d’autres sites internet. Nous vous suggérons de prendre connaissance des politiques et pratiques de gouvernance de ces entreprises pour connaître l’encadrement qu’elles appliquent aux renseignements personnels collectés.
Suivant la décision de nomination du 22 septembre 2022, la responsable de la protection des renseignements personnels de CMS Entrepreneurs Généraux Inc. est : Lorraine Klein.
L’adresse courriel utile pour la rejoindre est la suivante : rp@cmsgenie.qc.ca
1. Type de renseignements personnels
Les renseignements personnels qui sont fournis à la compagnie peuvent être : noms, date de naissance, adresse, adresse courriel, numéro de téléphone, numéro d’assurance sociale etc.
Tous les renseignements obtenus dans le cadre d’une candidature en vue d’un recrutement sont collectés par des employés autorisés.
2. Collecte des renseignements personnels
CMS Entrepreneurs Généraux Inc. s’engage à recueillir uniquement les renseignements personnels nécessaires afin de limiter l’atteinte à la vie privée des employés, clients, fournisseurs et autres partenaires d’affaires.
Pour cela, CMS Entrepreneurs Généraux Inc. vérifie si le renseignement est absolument nécessaire :
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- La collecte répond à l’objectif poursuivi ;
- Aucune autre solution raisonnable ne peut être mise en œuvre.
Si l’obtention du ou des renseignement(s) est utile CMS Entrepreneurs Généraux Inc. prend l’engagement d’assurer la confidentialité et la sécurité des informations colligées pendant leur détention et à limiter leur utilisation.
3. Fourniture et utilisation des renseignements personnels
3.1 Consentement
La communication des renseignements personnels est volontaire et requiert l’accord de la personne concernée.
En cas de refus de transmettre le(s) renseignement(s) personnel(s) requis pour les activités de CMS Entrepreneurs Généraux Inc. ou en vertu de la loi, il est possible qu’aucune suite ne puisse être entreprise avec la personne concernée. La personne en sera avisée immédiatement.
Ex. : une personne refuse de communiquer les informations de son permis de conduire pour un poste impliquant la vérification de la validité du permis de conduire. Cette personne ne pourra pas être recrutée.
3.2 Utilisation
3.2.1 Accessibilité des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont accessibles par des employés de la compagnie lesquels respectent les principes détaillés au sein de la présente politique et colligent les renseignements raisonnablement requis pour répondre aux objectifs fixés par CMS Entrepreneurs Généraux Inc.
Pendant la période de conservation des renseignements personnels, les employés de la compagnie qui y ont accès sont tenus d’assurer leur confidentialité.
3.2.2 Détention des renseignements personnels
Les renseignements collectés et détenus sont utilisés à des fins légales, fiscales et commerciales qui sont en lien avec les activités de CMS Entrepreneurs Généraux Inc.
La collecte, la détention, l’utilisation et la conservation des renseignements personnels sont strictement cantonnées aux objectifs fixés dans les circonstances décrites et sont limitées dans le temps.
Les lois applicables peuvent exiger l’utilisation, le partage ou la divulgation de renseignements personnels sans consentement dans des circonstances spécifiques.
La durée d’utilisation n’excède pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis, sauf pour répondre aux obligations légales et fiscales éventuelles qui s’imposent à CMS Entrepreneurs Généraux Inc.
3.2.3 Communication et partage des renseignements personnels
CMS Entrepreneurs Généraux Inc. communique les renseignements personnels collectés aux entreprises, compagnies d’assurances, auxiliaires de justice, etc. afin de se conformer à la loi en vigueur ou afin de répondre à une demande de l’une de ces autorités qui est habilitée à accéder à ces renseignements.
De même, CMS Entrepreneurs Généraux Inc. partage les renseignements personnels strictement nécessaires de ses employés avec les fournisseurs d’assurances, de retraite et aux entités habilitées à les recevoir dans le cadre de l’exécution du contrat avec l’employé par l’intermédiaire de son employeur. Ils ne sont pas autorisés à utiliser les renseignements collectés pour des fins autres que celles utiles aux services rendus à l’employé.
Sauf disposition contraire de la présente politique en matière de protection des renseignements personnels, ou avec l’accord des détenteurs des renseignements personnels, CMS Entrepreneurs Généraux Inc. ne vend pas, ne prête pas ni ne commercialise les renseignements personnels à d’autres compagnies dans le cadre du cours normal de ses activités ou pour des fins non divulguées sans le consentement de la personne concernée.
4. Suppression des renseignements personnels
4.1 Anonymisation et destruction des renseignements personnels
L’anonymisation des renseignements personnels a pour objectif de rendre impossible l’identification d’une personne afin de respecter sa vie privée et permet à CMS de conserver les renseignements personnels de la personne sans pour autant que cette dernière puisse être identifiée.
En les anonymisant, ces renseignements perdent leur caractère personnel voire sensible.
Le traitement est irréversible et permet de limiter les risques liés à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels.
C’est une solution mise en place pour exploiter des renseignent privés dans le respect des droits et libertés des personnes.
En utilisant ce processus, les renseignements peuvent être gardés au-delà de leur durée de conservation car les règles relatives à la protection de ces données ne s’appliquent plus. La diffusion et la communication de tels renseignements anonymisés n’ont aucun impact sur la vie privée des personnes concernées.
Comment est bâti le système d’anonymisation :
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- Classement des informations à conserver en différenciant celles importantes de celles inutiles qui peuvent donc être supprimées ;
- Suppression des informations permettant d’identifier directement la personne.
Ex. dans un fichier qui contient la date de naissance des employés, il est possible de conserver uniquement l’année plutôt que la date dans son intégralité.
4.2 Destruction des renseignements personnels
Tout renseignement personnel collecté mais dont la conservation n’a plus d’utilité est détruit de manière irréversible sous réserve des obligations de conservation imposées à la compagnie par d’autres lois. Passés les délais légaux, les données seront supprimées définitivement.
En cas d’utilisation du site internet de CMS Entrepreneurs Généraux Inc., l’utilisateur peut demander à recevoir un fichier contenant les informations le concernant et qui ont été directement fournies par lui. Il peut demander la suppression des renseignements personnels sauf ceux qui sont stockés à des fins administratives, légales ou pour des raisons de sécurité.
5. Processus de traitement des demandes relatives à la protection des renseignements personnels
Toute personne peut demander par écrit une copie de ses renseignements personnels et/ou aviser, la responsable de la protection des renseignements personnels du traitement inadéquat de ses renseignements personnels, d’un incident ou d’une rectification à effectuer en utilisant l’un des formulaires ci-dessous :
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- Pour une demande d’accès à des renseignements personnels
- Pour une demande de rectification à effectuer
Nous vous encourageons à veiller à être le plus clair possible dans la description de l’incident en utilisant le formulaire de plainte.
A réception de la plainte, la responsable vérifiera la recevabilité de la plainte, et demandera au besoin des détails afin d’éviter la divulgation des renseignements à des personnes non habilitées à les recevoir.
5. Révision et mise à jour de la politique
La présente politique vise à décrire l’encadrement applicable aux renseignements personnels et est susceptible d’évoluer pour être mise à jour en fonction de la loi applicable.
Il s’agit ici de la dernière version en vigueur dans la compagnie.